２０２３年４月１３日　東京柏葉会役員会議事録
                                                                          記録：２０２３年４月１３日（緒方）

日時：２０２３年４月１３日（木）　１９：００〜２０：３０
場所：ｚｏｏｍによるオンライン会議
出席（敬称略）：池田、川口、今村、前山、八並、古川、川口（３６回生）、中尾、平、緒方
配布資料：アジェンダ、スケジュール担当一覧（案）、招待者候補、企業広告申込管理表、
　　　　　広告と福引商品の協賛実績、２０２３年７月以降の役員体制について

１．池田会長より開会挨拶
　　総会・懇親会開催まで３ヶ月を切り目標を立て、担当を決めて皆様のご協力をお願いしたい。

２．設立３０周年記念（２０２３年）総会・懇親会開催に向け協議
　　①日程と会場について
　　　【日程】：２０２３年７月１日（土）予約時間：朝から準備開始可能で１５：００撤収完了
　　　【会場】：リーガロイヤルホテル東京（予約済、３００人収容）
　　　【タイムスケジュール案】：役員集合７：４５、総会１０：２０〜　
　　　　　　　　　　　　　　　　講演会（休憩含む）１０：５０〜（講演時間５０分）、
　　　　　　　　　　　　　　　　懇親会：１２：００〜１４：３０
　　　　※終了時間厳守で逆算してタイムスケジュールを組むようにする
　　　　※総会は、役員用の椅子を前方に準備、発表する役員のみが登壇し他の役員は檀の横に
　　　　　着席待機
　　　　※講演会終了後の休憩時間の確保などタイムスケジュールには各項目で時間記載が必要

　　　【受付開始時間】 ９：４５～　

　　②開催形式
　　　　・ハイブリッド形式（リアルとオンライン併用）
　　　　・コロナウィルス対策に配慮（Ｗｉｔｈコロナ、５類移行への対応）
　　　　・二次会開催・・・会場確保済（池田）、価格は前回提示金額で要請中

　　③協議・確認事項（前回協議で決定した担当とスケジュールの再確認）
　　　　・責任幹事回生は〇１回生（他の回生も協力する） ※末尾に１のつく回生
　　　　　懇親会司会進行：３１回生、
　　　　　バザー：２１回生、福引：４１回生（４０回生中尾フォロー）
　　　　・講演会講師：３１回生　髙木伸二様（プロフィール受領済）、
　　　　　　　　　　　　講演時間は４０〜５０分（質疑含む）
　　　　・会費（10,000円）：会計の手間を考慮し従来方式（個人番号事務局確認済）で集金
　　　　　　　　　　　　　　※本年度は一律１万円
　　　　　　　　　　　　　　　（但し、慣例で若手の減額と学生2,000円、小学生無料とする）
　　　　・料理：着座・卓盛り・配膳方式（メニューはホテルと事前協議）
　　　　　　　※メニューサンプルをホテル側に出してもらい６月にホテル側と打ち合わせ予定
　　　　・長寿のお祝い（１４回生）：記念品準備（商品券 大滝、校章 緒方）
　　　　・来賓者人選：２１名（別紙）・・・協議決議結果を受け、招待状案内を発送（事務局）
　　　　・開催案内状（５月１７日発送）：
　　　　　　　　　名簿・案内パンフ（Ａ４表裏）・出欠ハガキ（目隠し）・振込用紙・封筒他　

　　　　　　※ホテルアクセスは同封せず案内パンフに印刷
　　　　　　※出欠ハガキ目隠しシール準備・記念誌同封の為角封筒準備（事務局）、
　　　　　　　振込用紙準備（会計大滝）

　　　　・総会プログラムコンテンツ
　　　　　　※掲載コンテンツは第２９回（２０１９年開催）に準じた内容　
　　　　　　　学校長、本部馬郡会長に依頼済（池田）　全体集合写真無し（記念誌掲載の為）
　　　　　　　Go Go佐世保イベントスケジュール、東京でもGo Goイベントスケジュールは
　　　　　　　中尾さんに一任
　　　　　　　進学状況：掲載（池田受領済、ホームページより）
　　　　・広告、協賛募集：協賛企業、同窓会・名刺広告、役員、幹事に協力要請する
　　　　　　※広告原稿は最終５月末締め切り、６／２０入稿締切
　　　　　　※企業への案内は４月末迄に郵送、第２９回の協賛企業と広告リストを確認準備、
　　　　　　　５／２０期限で申込案内（別紙）
　　　　　　　名刺広告も同様、福引に関しても年次幹事へ協力依頼
　　　　　　　回生の福引協賛（１万円）、企業広告は先行して募集。
　　　　　　　各年次幹事にはｍａｉｌと郵送で依頼　
　　　　・会場で学生さんと募金集める（校章ステッカー準備、中尾）
　　　　・写真撮影：各テーブルで年次幹事が責任者になり撮影、全体集合写真他はプロに依頼
　　　　・企画推進支援者募集：各年次幹事に募集をお願いする

　　④その他改善要望・企画案などについて
　　　　・イベントは福引き、バザー等まず開催できることに専念し、それ以外のアトラクション
　　　　　は今後の検討課題
　　　　・各準備事項スケジュール目標は別紙
　　　　・キャッチフレーズ、スローガンの検討は中断・保留
　　　　・スクリーン、プロジェクターの利用は別途協議
　　　　・案内パンフには、東京柏葉会賞、賛助金募集、zoomのURL（萩坂氏に相談）も掲載
　　　　・潮見倉庫の状況確認、持ち出し計画（緒方、今村）
　　　　・校歌・応援歌ＣＤ準備（平）、応援団（山口、川口他）、
　　　　　３１回生芹川さんの太鼓（ホテル側了解済）
　　　　・団旗貸出は学校へ依頼(池田)、七夕かざり準備(中尾)、懇親会司会原稿作成(川口)
　　　　・座席計画、佐世保事務所と配布物有・無確認(今村)
　　　　・看板搬入取りつけ：ホテル側と打ち合せ必要
　　　　・引き継ぎ式：当日の参加者で対応

３．役員改選についての告知（池田会長）
　　　　・本来、２年毎に実施すべきだった役員改選を２０２３年度に実施
　　　　　（現在の役員はコロナの影響もあり累計任期５年間）
　　　　・対象者は役員全員（重任、新任、退任、役職変更含む）
　　　　　　　　　　※別紙報告

４．会則変更について（池田）
　　　　※昨年の総会で会則変更を実施した際の変更漏れを追加

５．２０２３年度スケジュール
　　　【確定】　総会・懇親会：７月１日（土）

　　　【予定】・役員会（オンライン）：５月３０日(火)、６月２０日(火)　１９：００～　
　　　　　　　　　※役員会前に２０２３年度総会・懇親会の準備スケジュールを共有
　　　　　　　・幹事会（オンライン）：４月２０日（木）、６月中旬
　　　　　　　　　※４/２０議題：東京柏葉会賞報告、
　　　　　　　　　　　　　　　　 設立３０周年記念誌発行概要報告（ページ構成）、
　　　　　　　　　　　　　　　　２０２３年度総会・懇親会概要報告と協力お願い
　　　　　　　・６月中旬：ホテル側との打ち合せ予定

６．その他連絡事項
　　　・次回の記念誌委員会開催（オンライン）：２０２３年４月２６日（水）１９：００〜
　　　・次々回幹事会＋案内状発送作業＋懇親会：５月１７日（水）に　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　１６：００〜（各自参加できる時間から）
　　　　　※場所は四ツ谷県人クラブ１階大・小会議室

 以上