2022年6月22日　東京柏葉会役員会議事録

記録：2022年6月22日（緒方）

日　　時：2022年6月22日（水）　19:00～20:30
場　　所：zoomによるオンライン会議
出席(敬称略)：池田、川口、今村、前山、平、八並、古川、中山、中尾、緒方
配布資料：アジェンダ、第30回進行表

１．池田会長より開会挨拶
　　　１ヶ月先の総会に向けてコロナ感染状況を踏まえ、開催合意の協議をお願いします。
　　　合意できれば、準備を怠りなくしていくために担当を含めて協議をお願いします。
２．本日時点での開催計画の変更有無確認
　　①コロナ感染状況を踏まえた開催可否の最終判断と合議
　　　　屋外でのマスク無しなど落ち着いている状況で、今後１ヶ月で感染リスクの急激な
　　　　増加は少ないと考えられる。７月23日開催で合意
３．第30回総会の案内状発送状況の確認【議題２で合意】
　　①6月18日の発送作業：事務局メンバー＋役員有志 　※1577通発送済み
　　　・会場参加受付締め切り：6月末（一次）、7月10日（最終） ※リモート参加7/21予定
　　　・封入物：総会案内状（A４版　6P、会長挨拶・東京柏葉会賞報告・年会費/賛助金の
　　　　　　　　振込お願い、会務報告・会計報告・会計監査報告・総会議案）、振込用紙、
　　　　　　　　返信用ハガキ
　　②案内直後の回答の感触(事務局口頭報告)
　　　　※6/22現在返信ハガキ、返送無し
　　　　・理事の参加見通し・・リアル参加、オンライン参加（現時点では不明）
　　　　・長寿の祝い対象者の参加見通し・・11回生2名位、12回生5～6名の予定、
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　13回生は年次理事に再度確認
　　　　・来賓・・・佐世保南古賀校長先生出席、馬郡会長出席予定(再確認)

４．第30回総会に向けて準備事項で変更すべき点の確認・協議

５．進行表の説明と準備・分担事項の確認
　①当日の準備開始からの進行の流れについて【進行表参照】
　　　・7/11、詳細は当日の流れをホテルで再確認打合せ
　　　　オンライン中継、音響、プロジェクターなどテスト動作確認
　　　・7/23、役員は12時に集合
　②準備と役割分担確認
　　　・ソフトドリンクメニューは1枚の紙に、希望飲み物をレ点を各自記入（受付にて）
　　　　ソフトドリンク配膳のやり方は再度ホテル担当者に相談
　　　・参加者座席表作成（今村）、会費徴収のためリアル参加者名簿作成
　　　　（当日はリアル参加者のみ配布）
　　　・長寿の祝い参加者：ふりがな明記の名簿作成
　　　・受付専用机：ホテル側へ依頼（7/11確認）
　　　・総会時の役員席、椅子の配置ホテル側へ指示（7/11確認）
　　　・総会時の式次第（来賓者出席の為再協議）
　　　・お土産の個数確定し発注（7/11確認）・・・配布方法は事前に椅子の上に置く
　　　・開催時のオンライン（zoom）対応について：（事務局）
　　　　必要機材：パソコン２台、カメラ２台（事務局手配）、プロジェクター
　　　　スクリーン借用：（120インチ）
　　　　※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配
　③リアル参加者が収容人数を超過した場合の対応：
　　　参加人数が見通せない為、返信用ハガキが到着する６月末に再協議
　　　事前にホテルに会場変更が可能か？その場合の室料再確認
　④ミニイベント・企画について
　　　・校歌（C Dの確認）緒方確認済
　　　・本部馬郡会長、新校長先生、関西柏葉会会長、福岡柏葉会会長（リアルかオンライン
　　　　か、事前問い合わせ）事務局郵送にて確認結果（緒方）
　　　　新校長の古賀先生出席、本部馬郡会長出席予定、関西、福岡柏葉会会長からの返答無し
　　　・佐世保市の朝長市長へのビデオメッセージ・・いつ頃までに送付してもらえるか
　　　　（佐世保市東京事務所長中山様へ再確認）・・・緒方
　　　・大学生とのオンライン交流・・・現時点では難しい（緒方）
　　　・現地佐世保からの中継は難しいか？
　　　・YouTube 佐世保南現役生徒配信の利用は可能か？(版権の問題など)
　　　・本校の学校案内、佐世保観光協会の佐世保風景などのDVD利用
　　　・学校紹介（ビデオ借用確認）：池田会長、佐世保風景（佐世保観光協会）中尾
　　　・オンライン参加者・・共有画面を見て、各回生のグループやその他のグループ分け検討
　　　　　　　　　　zoom参加の方、見るだけではなく少人数でのチャットなどを工夫必要

６．『東京柏葉会　設立30周年記念誌（仮称）』の作成について
　　　　・前回の協議から進展なく、内容、完成目標など総会後に協議

７．理事（年次幹事）候補者について
　　　　・38回生伊原様に依頼・・・受諾
　　　　・候補者推薦募集は継続

８．次回理事会（オンライン）について【協議・確認事項】
　　　　・開催日時：6月30日（木）19時～
　　　　・議題（案）：総会の計画概要報告、役員体制について、2022年度予算案報告、
　　　　　　　　　　　記念誌発行、返信状況の説明（事務局）他

９．今後のスケジュール
　　　・リーガロイヤルホテルとの事前協議（役員他）：7月11日18時15分～
　　　・7/23以降・・・総会プログラム作成、賛助金、年会費御礼（8月下旬頃発送予定）
　　　　　　内容：本部馬郡会長挨拶、校長先生挨拶、各理事コメント、進学状況など
　　　・総会反省会：9月下旬頃、理事会開催予定
　　　　　　　　　　（コロナ感染状況が落ち着いていればリアル開催にも期待）
　　　　※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断
　　　　※次年度の総会日程（ホテル予約）：7月1日、8日

１０．その他連絡事項
　・佐世保北高北星会：9月3日（土）　＠新宿ハイアットリージェンシーホテル
　・東京柏葉会ゴルフコンペ：10月12日(水)開催、ゴルフ場変更
　・大村高校　　：10月15日（土）開催予定（来賓者無し）
　・福岡柏葉会　：10月29日（土）開催予定
　・東京佐世保会：11月16日（水）開催予定
　・長崎県人会　：12月11日（日） ＠東京プリンスホテル

以上