2022年3月24日、31日　東京柏葉会役員会議事録
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記録：2022年3月31日（緒方）

日時　 ：2022年3月24日（木）、3月31日（木）　19:00〜21:00
　　　　　※24日の役員会では結論が出ず、31日再協議　
場所　 ：zoomによるオンライン会議
出席 　：池田、川口、今村、前山、平、大滝、八並、古川、中山、中尾、緒方 (31日は中山欠席)
配布資料：アジェンダ

１．池田会長より開会挨拶
　　総会・懇親会について、理事会での意見をふまえ、3月末を期限として最終的な方向性を
　　協議して欲しい。

２．会則変更について
　　　理事の方ご賛同、総会に諮る
　　　第16条 臨時総会開催の割合に『出席者の過半数の賛成』を追記

３．第30回総会・懇親会に向けて企画検討（2022年7月2日(土)開催）
　　①理事会（3月18日）での多数意見
　　　・総会は何とかやったほうが良い
　　　・懇親会は、中止もしくは開催するにしても小規模で簡素な内容とすべき
　　②総会（＋懇親会）の基本方針
　　　『コロナ感染対策を徹底し、感染リスクをできる限り排除
　　　（参加される方の安全・安心を最優先』　　→最大限のリスク回避

　　　　基本事項：マスク着用、アルコール消毒、検温、三密回避（人と人の接触機会を減らす）
　　　　　　　　 　飲食（アルコール）無し、開催時間の短縮、収容人数配慮、
　　　　　　　　　当日体調不良の方の欠席のお願い、総会終了後の直帰を会場でお願い

　　③会場キャンセル費用・開催費用の比較
　　　　〇3月24日
　　　　　　・全面キャンセル・・・約70万円強（支出のみ）→部屋代の半額
　　　　　　・50〜100名規模での２時間程度利用・・・36〜58万円からの交渉
　　　　　【再度ホテルへキャンセル料、キャンセルポリシーを確認することで合意
　　　　　　池田会長が確認し、次回役員会で報告】
　　　　　※キャンセル料確認：来年開催することで今年申込をした場合、秋に開催、
　　　　　　　　　　　　　　　別の部屋での開催、 会議のみ開催（ソフトドリンク付き）などの
　　　　　　　　　　　　　　　条件でホテルと交渉　
　　　　　※7月時点でまん延防止措置や緊急事態宣言が発令された場合の対応確認　　　　　　　　　　　

　　　　〇3月31日池田会長報告（ホテルからの回答）
　　　　　　　・全面キャンセル・・・約35万円強（支出のみ）
　　　　　　　・会議室料(50〜100名規模での２時間程度利用)：約18〜29万円
　　　　　　 ※まん延防止措置、緊急事態宣言時はキャンセル料免除

　　④開催形式案
       【総会開催に反対の意見もあったが、協議の結果、リーガロイヤルホテル開催で合意
　　　　参加人数は50名程度に制限】

　　　・会場：リーガロイヤルホテル
　　　・開催時間1〜1.5時間程度
　　　・飲食：ソフトドリンク提供(アルコールなし)

　　　 →ホテル側回答を総合判断するとキャンセル料だけを支払うではなく、何らかの企画を考え
　　　　　総会＋α の会議主体が妥当

　　　・総会：30分（会務報告、会計報告、会則変更報告、体制変更があれば総会に諮る
　　　　　　　　　　飲み物＋お土産（賛同得られたらホテル側と協議）
　　※日程は2022年7月2日から延期して開催(夏休み前)
　　　総会＋α 総会のやり方（リモート含む）についても再協議
　　　ホテルに7/23、 7/30の空き状況確認し後日確定

　　　・想定参加者：５０名(先着順？)
　　　・来賓者：なし
　　　・会費：3,000〜5,000円（会費含む）

　　　※コロナ感染リスクを減らすために年会費は振込みで、参加費3,000円を当日徴収

　　　・長寿の祝い：あり（3年延期回生への案内状にお知らせ追記）
　　　・お土産：ホテル側と相談しお土産のお菓子の準備を検討する
　　　・プログラム：リーフレットを活用　　※リーフレットは完成後会員全員に送付
　　　・案内状：会員全員に発送、出欠返送葉書のやり方、内容などは再度協議　　　　　　

　　⑤イベントについて
　　　　総会（オンラインでも中継）、写真撮影、他のイベントは再度協議

4．その他連絡事項
　　　　次回役員会(オンライン)：4月14日(木)　19時～
　　　※開催形式に変更に伴い、理事会開催。　理事会日程は役員会で決定
　　　　(今後のスケジュール他含む)
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上