2022年６月３０日　東京柏葉会理事会議事録
                                                                            記録：2022年6月30日（緒方）

日時：2022年6月30日（水）　19:00～20:30
場所：zoomによるオンライン会議
出席（敬称略）：池田、川口、馬場、今村、杉崎、宮内、前山、平、毛利、濱本、大滝、八並、
                      古川、川口克彦、中山、伊原、中尾、緒方
配布資料：アジェンダ、第30回進行表

１．池田会長より開会挨拶
　　　6/22役員会にて最終的に7/23総会開催の合意を得られましたので、理事の方々の審議と
　　　承認の協議をお願いします。
　　　6/18の発送後、例年より回収のスピードが遅く、現時点で会員の方々が慎重に考えている
　　　のではないかと推測します。　
　　　また案内状の文面から人数制限をかけているような誤解を生じている意見が少し伝わって
　　　来ておりますが、制限はかけていないので理事の方々からも誤解のないように伝えて
　　　いただくようお願いします。

　　　<新理事紹介>
　　　　※38回生伊原寛隆様が新理事として初参加報告、一言ご挨拶いただく

２．本日時点での開催計画の変更有無確認
　　　①コロナ感染状況を踏まえた開催可否の最終判断と合議
　　　　理事の方々の合意を得て7/23開催を決定

３．第30回総会の案内状発送状況の確認【議題２で合意】
　　　①6月18日の発送作業：事務局メンバー＋役員有志 　※1577通発送済み
　　　　　・会場参加受付締め切り：6月末（一次）、7月10日（最終）
　　　　　　　　　　　　　　　　　※リモート参加7/21予定
　　　②案内直後の回答の感触(事務局口頭報告)・・・6/30現在（例年より回収遅い）
　　　　　・リアル参加：14名（理事11名、会員３名）
　　　　　・オンライン参加12名（理事7名、会員5名）
　　　　　・来賓：２名（校長先生、本部会長）
　　　　　・長寿のお祝い：2名  ※長寿のお祝いの参加見通しは10人程度になるかもしれない
　　　　　・欠席：157名
　　　③ リアル参加者が収容可能人数を超過した場合の対応
　　　　　　　　　　　　　　　→参加人数が見通せないため、再協議
　　　　　・最大64名までエメラルド会場使用
　　　　　　それ以上増えた場合でも大きな部屋は今現在空いている（ホテル確認済）
　　　　　・部屋拡大に伴う質問（料金設定、キャンセル料、予算の損益分益の有無など）
　　　　　　→7/11ホテルとの最終打ち合わせで確認

４．第30回総会に向けて準備事項で変更すべき点の確認・協議

５．進行表の説明と準備・分担事項の確認
　　①当日の準備開始からの進行の流れについて【進行表参照】
　　　　・7/11、詳細は当日の流れをホテルで再確認打合せ
　　　　　オンライン中継、音響、プロジェクターなどテスト動作確認
　　　　・7/23、役員は12時に集合
　　②開催時のオンライン（zoom）対応について：（事務局）
　　　　　必要機材：パソコン２台、カメラ２台（事務局手配）、プロジェクター
　　　　　スクリーン借用：（120インチ）
　　　　　※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配
　　　　　※オンライン参加者との交流検討
　　　　　　　　　（チャット、グループ設定他事務局萩坂担当で現在企画中）
　　③ミニイベント・企画について
　　　　・校歌（C Dの確認）緒方確認済
　　　　・本部馬郡会長、新校長先生挨拶・・・確定
　　　　・関西、福岡柏葉会会長からの返答無し
　　　　・佐世保市長朝長様へのビデオメッセージ・・・7/8ビデオ撮影決定
　　　　　（佐世保市東京事務所長中山様）・・・送付形式については事務局中尾と打合せ済
　　　　・大学生とのオンライン交流・・・現時点では部活やバイトで参加難しい（緒方）
　　　　・学校紹介（ビデオ借用確認）：池田会長、佐世保風景（佐世保観光協会）：中尾
　　　　　　（編集して７~８分上映）

６．『東京柏葉会　設立30周年記念誌（仮称）』の作成について・・・ご協力者募集
　　総会開催準備が整った後に協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
　　内容、完成目標など協議予定 ※役員会、理事会で定期的に報告　
　　　　・目的（案）：これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕
　　　　・完成目標：今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
　　　　・記念誌委員会メンバー：今後募集し決定メンバーの中から委員長を決定
　　　　・主な案：寄稿文、母校情報、写真、広告他
　　※池田会長：期待値として本年度完成を目途に活動のお願い

７．理事（年次幹事）候補者について
　　　・候補者推薦、時期限定せずに随時募集。積極的に推薦をお願いしたい（池田会長より）

８．令和4年度予算案・・・大滝会計より報告

９．今後のスケジュール
　　　・リーガロイヤルホテルとの事前協議（役員他）：7月11日18時15分~
　　　・7/23以降・・・総会プログラム作成、賛助金、年会費御礼（8月下旬頃発送予定）
　　　　　　内容：本部馬郡会長挨拶、校長先生挨拶、各理事コメント、進学状況など
　　　・総会反省会：9月下旬頃、理事会開催予定
　　　　　　（コロナ感染状況が落ち着いていればリアル開催にも期待）
　　　※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断
　　　※次年度の総会日程（ホテル予約）：7月1日(第一優先)、8日、6月24日
　　　　 キャンセル料金は181日前から発生するので年内には決定必要
　　　　    (前回開催時間参考：開催時間は10：３０~講演会11：００~総会)

１０．その他連絡事項
　　　・佐世保北高北星会：9月3日（土）　＠新宿ハイアットリージェンシーホテル
　　　・東京柏葉会ゴルフコンペ：10月12日(水)開催、ゴルフ場変更
　　　・大村高校：10月15日（土）開催予定（来賓者無し）
　　　・福岡柏葉会：10月29日（土）開催予定
　　　・東京佐世保会：11月16日（水）開催予定
　　　・長崎県人会：12月11日（日） ＠東京プリンスホテル

以上