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日時 ：2021年5月15日（土） 10:30-11:50
場所 ：zoomによるオンライン会議
出席（敬称略）：池田会長、川口幹事長、今村、前山、大滝、八並、
古川、中尾、萩坂、緒方 (記録）
配布資料：アジェンダ、2021年度東京柏葉会再延期案内状発送結果、
ホテル会場内覧報告他
１．池田会長より開会挨拶
ワクチン接種開始など状況は進んではいるが、コロナ感染はまだ大変な状況
が続いている。 東京柏葉会でも今後の懸案事項があり、状況を踏まえ
ながら協議、議論をお願いしたい
２．第30回総会・懇親会 延期の案内、発送か結果の確認と課題の共有
①発送結果報告（事務局長 緒方）
・発送数（1727通），返送（136通），逝去（8名），退会（7名），
住所変更10名
・２〜３年前からのデーターを基に住所録確認把握の為、今期は発送数
が増えた回生がある
・発送した封筒前面へ同封物の内容を明記した為、反応が良かった
・今回の発送結果により会員住所録を更新する
・会費、賛助金振込者へのお礼状は、6月中旬迄には発送予定
（中尾副幹事長）
・若い世代の返送、住所確認が今後の課題
②会費、賛助金報告（大滝副会長）
・順調に237名の振込あり、昨年度実績までにはあと60名程。
今後、振込者は増える見込み
３．次回総会会場候補の内覧結果報告と今後の動き方 来年度の会場について
【来年度に向けて会場候補内覧結果報告（池田会長、今村副会長、緒方）】
・候補会場： リーガロイヤルホテル（新宿区） ロイヤルホール(3階)
※椎葉様(21回生)ご紹介
・開催日は、第一希望を確保できる見込み
※7月第１土曜日、2022年７月２日
・以前利用のホテルとの比較（会場、費用面、場所など）説明
・会場は、柱などなく十分な広さが確保でき使いやすい
・アクセスについて少し駅から距離がある。夏場開催の為、
高齢者へ配慮必要、シャトルバス案内、案内人の配置などは今後の課題
・宴会場への動線、受付、来賓、事務局作業場所、ストックルームなど
条件は良い
・一人当たり費用は前ホテルと同様価格
・コロナ状況次第だが、現時点で食事は個別配膳(人数分の提供)
・二次会の会場（50名）も確保できる（同ホテル１階 セラーBAR）
・ホテルの雰囲気は、近くに大隈庭園もあり良い
・イベントに関しては、ホテル側と直接交渉可能で、搬入、搬出など
スムーズにできる
・7/2同会場は、夕方の予約があり15時までには退出
※開始時間の前倒し検討必要
・来年度の状況を考慮し役員会での承認受け、仮予約は早めの方が良い
(念のためキャンセルポリシーも確認)
・会場決定は、役員会後に理事会開催し報告。最終承認を受ける
４．今年度の活動における課題の共有
・年会費、賛助金振込者へのお礼状発送（事務局担当）
・リーガロイヤルホテル仮予約と予約に関連する手続き、キャンセル料等の
確認：（池田会長）
・会場決定承認の為、理事会開催（７月か8月頃予定）
・企画、課題を１つ１つ抽出し、秋から年末に向けて具体的な企画案を
検討する
５．各種情報の発信について（ホームページ他） （事務局メンバー 萩坂）
・現状の全体構造、将来構想の全体構造の説明
・課題としてSNSハッシュタグ活用、佐世保南出身の著名人活用、SNSで
の双方向性活用
・Facebookについて（東京柏葉会）
公式アカウント作成し管理者を選人(主に役員)
管理者のページの運用、佐世保南・佐世保関連へのアカウントのシェア
など今後の課題は発信力向上
・Instagramについて（東京柏葉会）
公式アカウント作成し、佐世保南現生徒さんに東京柏葉会の情報発信
若い世代にフォローしてもらい、個人情報を共有できる様にする
・LINEは運用ルールを明確化し、少し使い方など検討し起案してから実行
６．その他連絡事項
・東京柏葉会賞の資金運用について、本体の資金との活用を協議する
必要性がある。（前山監事）
役員会で起案し理事会で承認、会則変更伴う場合は総会で承認必要
・来年度の総会懇親会会費を事前振込にする案件の協議
会計の負担削減（特に当日会計担当の負担）
振込ルールを決める（当日現金支払い、返金、キャンセル扱いなど）
当日、会場での作業が手作業にならない方法等を検討する
コロナ禍での非接触対応、若い世代の為に郵便局振込以外の振込方法
などを検討。
・次回役員会までの懸案事項は、個別にメールにて対応
・理事会開催は7月頃に予定 ※1カ月前には案内
以上
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