2020年10月24日　東京柏葉会役員会議事録

日時　 ： 2020年 10月24日（土）　16:30～17:30
場所　 ： zoomによるｵﾝﾗｲﾝ会議
出席 　：池田会長、川口幹事長、前山、大滝、八並、古川、中山、中尾、斎藤、井芹（らっ好）、　　　　　　萩坂、緒方(敬称略)
配布資料：役員会アジェンダ

-----------------------------------------------------------------------

1.　池田会長より挨拶

　年内にもう 1回役員会開催予定、ｵﾝﾗｲﾝ会議を継続

2. 第30回総会・懇親会について

①情報共有事項

　・開催予定(予約済)：2021年6月26日 ※無料ｷｬﾝｾﾙ 2021年2月末

　・ｸﾞﾗﾝﾄﾞﾊﾟﾚｽﾎﾃﾙより概算見積受領(川口幹事長）

参加人数190名､150名､100名の見積受領、昨年使用のﾀﾞｲﾔﾓﾝﾄﾞﾎｰﾙは150名まで着席可能
190名の場合(ﾀﾞｲﾔﾓﾝﾄﾞﾎｰﾙ150名と隣のﾁｪﾘｰﾙｰﾑ40名をｵﾝﾗｲﾝ中継、ﾁｪﾘｰﾙｰﾑ仮予約済)
※1人1皿の配膳方式(食事は参加人数分準備)
ﾀﾞｲﾔﾓﾝﾄﾞﾎｰﾙは150名を超えると立食方式(最大収容人数300名）、ﾋﾞｭｯﾌｪ方式で小皿受取(手袋着用)
飲食を伴うがﾏｽｸ着用必須。飲食時はﾏｽｸを外し、会話の時はﾏｽｸ着用

　・大滝副会長(会計)より見積について補足説明

仮に参加人数が減少しても、今後ﾎﾃﾙ側との交渉次第で何とか開催できる金額
ﾁｪﾘｰﾙｰﾑの控室、料理内容等をﾎﾃﾙ側と協議したい。来賓者の対応次第でお土産代はﾌﾟﾗｽ
※参加人数がある程度判明した時点で、正式見積予定

②開催ｽﾀｲﾙ変更について

ｿｰｼｬﾙﾃﾞｨｽﾀﾝｽの確保必要、校歌や応援歌等は工夫必要、会場のｵﾝﾗｲﾝ中継も今後検討
本人に参加の意思があっても、家族が引き止めることもあるため事前に丁寧な説明が必要
開催する方向で準備は進め、2月末までに理事会で決定

③会員向け事前ｱﾝｹｰﾄについて

【開催について、会員の方に事前ｱﾝｹｰﾄを実施】

a．対象者

役員・理事・年会費納入者・近年の参加者→事務局で整理して概算人数算出

b．ｽｹｼﾞｭｰﾙ案(別途、事務局での協議結果）

11月中旬：ｱﾝｹｰﾄ送付人数、ﾒｰﾙと郵送のﾘｽﾄ作成(予算算出)
12/5　　：ｱﾝｹｰﾄ内容の確認(次回役員会で承認)
12/12 　：発送→年内締切
  1/12　 ：集計

c．質問内容案(事務局案)

・来年6月開催に賛同されますか？(YES or NO)
・事務局では有志の参加者とLIVE中継を視野に入れていますが賛同されますか？(YES or NO)
・開催された場合参加をご希望されますか？(YES or NO)
・今後の活動についてご意見ご要望をお聞かせください
・東京柏葉会の役員活動に参加したいと思っていただける場合、得意な分野をお知らせください

d.配信方法他

配信方法は、ﾊｶﾞｷ、WEB他検討
ｱﾝｹｰﾄ用紙に、回答できるQRコードを添付したら事務局の集計作業が軽減できないか？
ｵﾝﾗｲﾝ中継、zoomの使い方などご家族へのお願い事項を同封
ﾎﾃﾙ側も万全のｺﾛﾅ対策を行うことを明記
ｺﾛﾅ禍の学生支援、佐世保への義援金寄付も案内
※ｱﾝｹｰﾄ結果を踏まえ、2月の理事会(新年会)で開催有無、内容など方向性について承認いただく
※池田会長：開催をさらに来年の秋まで半年延ばすのも一案、事務局の作業量増加も踏まえ検討必要

④ 30周年記念誌発行について

会員の方への情報提供として発行決定
ｱﾝｹｰﾄ結果にもよるが、年明けから作業開始
母校の様子、同級生 (同期)の様子なども掲載予定

3.役員体制について

来年度は役員改選のため、 2月の理事会までに案を決定したい
役割も明確にし、役員の負担も軽減したい (推薦等あれば池田会長に相談のこと、会計引継ぎ)
ﾎｰﾑﾍﾟｰｼﾞの活性化 (情報発信、投稿ｱｯﾌﾟ)を視野に入れて、事務局内にﾎｰﾑﾍﾟｰｼﾞ担当者を配置
事務局ﾒﾝﾊﾞｰの体制強化 (若い回生にもｱﾌﾟﾛｰﾁ)

4.その他連絡事項

①新年会、第１回理事会の計画について

2月10日(水)開催、参加者２５名程、場所：ｸﾙｰｽﾞｸﾙｰｽﾞ　THE GINZAで仮予約
広めの会場で密にならないように配慮、会話の時はﾏｽｸ着用
ｵﾝﾗｲﾝ中継も視野

②次回開催日程 (zoomによるｵﾝﾗｲﾝ会議)

12月５日(土) 16：30~17：30で決定
※役員会終了後、ｵﾝﾗｲﾝ忘年会開催予定　
事務局が参加予定の方に連絡、司会も事前に決定し参加方法も案内 (ご家族への協力依頼など試験的に実施)
集合しても数名まで、役員他有志が参加

以上