２０１8年５月1８日　東京柏葉会理事会議事録

日時　 ：2018年5月1８日（金）　17：00～19：25
場所　 ：四谷長崎県人クラブ　１ｆ会議室
出席：浦松会長、他全41名
配布資料：①理事会議題、②ホームページＴＯＰ画面変更について、③総会・懇親会進行・支援担当者の協議
-----------------------------------------------------------------------
１．総会・懇親会案内書封入作業　１７：００～１８：３０
　　送付枚数：１，４５６通
２．理事会　１８：３０～１９：２５
　１）第２８回東京柏葉会総会・懇親会
　　　日時：６月３０日（土）
　　　集合時間：役員、幹事回生集合　８：３０、その他理事集合　９：００
　２）プログラム
　　　①南校校長    ：提出済み
　　　②会長　　    ：提出済み
         ③東京柏葉会の生い立ち（仮）：國吉（６回生）作成中
　  　 ④卒業生　    ：中山（３７回生）から木村（６４回生）に依頼済み
         ⑤女性の卒業生：久留（６６回生）が候補であったが取り止め
         ⑥佐世保市より ：伏原（３９回生）から市長に依頼済み
         ⑦柏葉会本部  ：浦松会長から馬郡会長に依頼済み
         ⑧つぶやき      ：募集中
　３）協賛広告進捗状況　大滝（３１回生）
　　　 ①企業広告：２２件
　　　 ②回生広告：１１件
　　　 ③名刺広告：２２件
　　　　昨年実績を上回るペースで広告申し込み受付中
　４）福引景品
　　　①状況確認
　　　　・会長賞　  ：準備中
           ・ワシントンホテル ：受領済み
　　　　・白山陶器賞 　　　：依頼済み　
　　　　・その他、福引の応募受付は順調　緒方（２６回生）、古川（３６回生）
         ②回生提供景品　
　          ・４、９、１０、１８、２１、２５回生受付済み
　          ・１５、１６、１７、３１回生　当日申し込み
　          ・他回生、検討中
　５）バザー提供品のお願い　担当　１８回生（当日理事欠席）
　　　　バザー品の事前送付は前日（２９日）確認のため２８日必着
　　　　「バザー品」と明記すること
　　　 案内パンフ文面
　　　　―――――――――――――――――――――――――――――――――――――
      ＊例年通り、ミニバザーを開催いたします。ご家庭に提供していただける品物がありま
         したら、当日ご持参くださるか、6 月28 日（木曜日）まで必着でホテルグランドパレ
         スへお送りください。
　      送付先：〒1 0 2 - 0 0 7 2 東京都千代田区飯田橋1 - 1 - 1 　ホテルグランドパレス
　      必ず「東京柏葉会・バザー商品」と明記してください。皆様のご協力をお願い致します。
　　　　―――――――――――――――――――――――――――――――――――――　　
   　　福引の景品を送付する際も同様、「景品」であることを明記する
　６）ホームページトップページ変更　池田（２１回生）
　　　・入会案内と総会プログラムのバナーを追加
　　　　①入会案内：早速３１回生、６５回生から入会希望の連絡があった
　　　　②2017プログラム：昨年のプログラムを見れるようになっている
　　　・協賛企業の一覧を見れるようにするか検討　－＞　掲載する方向で進める
　７）総会・懇親会の役割分担　　
       ①会場設営・荷物運び込み、看板取り付け等　　
　       中尾（４０回生）＋ 支援　山村（紀）（４１回生）
       ②バザー　　
　　   ・出品提供　（各回生）
　　　・バザー取り纏め運営　（１８回生）　　　　　　　　
　　  ③受付準備　（プログラム等　袋入れ等）　　　
　　　・回生理事、役員（今村、金氏、大滝）、他理事　
　　　　プログラム、緑風、ふるさと納税パンフあり
　　  ④来賓者案内
　　　   山崎（9回生）、岩崎（１２回生）
　  　⑤総会、講演会　会場　プロジェクターセットアップ　　
　　　   山村（３１回生）
　　  ⑥講演会　　　　
　　　   講演：永山（２８回生）、配布資料なし、進行：濱本（28回生）
　　  ⑦総会・講演会　写真撮影　　　　
　　　  中山（37回生）、他１名必要（出来れば指名しておく）
　　  ⑧七夕セットアップと案内　　　　
　　　  中尾（４０回生）と受付対応メンバで協力
　　  ⑨音響チェック　
　　　  平（２３回生）
　　  ⑩懇親会・集合写真　写真撮影　
　　　 ・業者、池田（２１回生）　　　１１：００から１５：００
　　    ・集合写真撮影補助：
            ２８回生主体　＋　他　理事で協力頂ける方
           （人数が増やせれば交代制可）
            担当は、約５０分間　通しで最低２名。
           （テーブルからの誘導１名、壇上での仕切り１名）
         ⑪長寿の祝い　　　　
         ・案内1名　川口（33回生）、記念品授与　１or ２名　中尾（４０回生）
       ⑫福引支援　袋詰め　　　　
          中山（３７回生）、古川（36回生）＋理事から何名か支援
       ⑬福引進行　　
　　    堀内（３８回生）、中山（３７回生）
       ⑭懇親会司会　　
          濱本、吉原（２８回生）
　　 ⑮看板撤収　　　
          中尾（４０回生）、サポート山村（４１回生）
　　 ⑯備品回収（名札、はっぴ、他）　梱包　
          今村（１５回生）　＋　手の空いている理事
　　 ⑰賛助金のお願い　　
          八並（３１回生）、大場（３１回生）、学生
       ⑱応援歌
          川口（３３回生）
          調整　山口（２５回生）、藤田（４０回生）
  ８）その他
       ・懇親会司会台本の確認、濱本（２８回生）
       ・長寿の祝い：予算総額は10万円を基準とする
　　　　　　　　　対象者が多い場合,出欠状況をみて6月の理事会で検討する
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上