２０１7年5月１9日東京柏葉会役員会議事録

日時　 ：2017年5月１9日（金）　18:30-20:15

場所　 ：四谷長崎県人クラブ　1ｆ会議室

出席者：浦松会長、生村幹事長他、全１３名

配布資料：

「東京柏葉会第２７回総会・懇親会進行表」

「東京柏葉会のホームページリニューアルに伴う移行作業に委託について」

「東京柏葉会　写真撮影シーン等について（案）」

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１．総会・懇親会進行確認

　１）総会・懇親会準備

     ・懇親会の司会は友添さん（２７回生）

　     一人で司会するか、他にいるかは確認要

     ・看板などの設営には応援が必要

     　山村紀一郎さん、千北さん他、４１回生で４名ほど確保できるかもしれない

     ・３階の控室は確保済み、来賓者、講演者用

     ・２階控え室は、今年は福引準備とかアトラクション準備等がないので仕切らなくても良い。

        福引の賞品は控室でなく会場で準備する。　事務局用として、パーティションで仕切るぐらい。

     ・水サーバーは昨年同様、準備してもらう

     ・バザー品は２３（金）の午前中必着

      ・プログラムも前日に送付してもらうよう中尾さん（４０生）に依頼

      ・ホテルとの最終打ち合わせには平さん（２３回生）同席で音響などを確認してもらう

       ・プロジェクター用スクリーン等は１６日に最終確認する

       ・伏原さん（３９回生）に佐世保市手提げバッグを確認する　－＞　OK

        ・七夕は今年も実施する

       ・ふるさと納税　－＞　今年は入れない方向。

          但し、市からふるさと納税の依頼をするなら入れることになる可能性もある。

       ・バザーは会場左の前方

        ・（参加者の）名札は今年は１枚だけで良い

        ・出席・欠席者の一覧表、テーブルレイアウトは今村さん（１５回生）準備

        ・福引のじゃんけん大会の賞品

           　会長賞　２本、ワシントンホテル賞、白山陶器賞　（未確定）

           　佐世保移住サポートセンター賞は商品次第

        ・ふるさと回帰支援センターのブースを作る

        　ちらしを配る

　       ポスター貼り付け用のホワイトボードを準備

       ・１階、２階の導線

　       １階　－＞　２階　エスカレータ　有り

　       ２階　－＞　１階　エスカレータ　無し

　        エレベーターは４基？ある

　 　    案内ボードは中尾さん準備

　    ・南校のパンフ『緑柏』は余裕を見ても６００部あれば十分

  ２）総会

   　・役員変更無し

   　・会則変更無し

  ３）講演会

　　・野田さん（２７回生）講演の司会は友添さん？

　　・黒田さん（３７回生）講演の司会は中山さん（３７回生）、大学生の質疑応答を準備

　   ・ＤＶＤプレーヤーは友添さんが準備

　　　　　黒田さんのＤＶＤは１６日確認

　　・スクリーン（２．５ｍ　Ｘ　２．５ｍ）はホテル準備

  ４）懇親会

　 　・１２：３０開始、１２時くらいから入場

　    ・受付け延長対応に２名確保

       ・当日の連絡無し出席者はとりあえず回生の席に案内する

　　 ・来賓挨拶

　　　 　内海本部会長

　　　 　松井校長

　　　 　＊朝長市長は欠席（5/20欠席連絡）

　 　・ふりがな付きの来賓者名簿は金氏（２５回生）準備

　 　・招待者のリボンは5/25倉庫確認後、ホテルに依頼

　 　・校歌斉唱の指揮は大渡さん（２１回生）

　　　　　　　　　　　　　　　 ＊出席連絡有り

　 　・来賓者のお土産は昨年と同じオレンジケーキ

　 　・食事メニューは今のところ昨年と同じ

　　・長寿の祝い

　　　 　7回生1名、8回生７名はほぼ出席確実、１０名くらいか？

　　　　 挨拶は豊浦さん（８回生）か柴村さん（7回生）

　　　　 昨年と同様に花束、南高校の徽章を贈呈する

　　・長寿の祝いは川口さん（３３回生）担当

　 　・東京柏葉会賞の報告、中山さん（３７回生）

　 　・順番は長寿の祝い　－＞　東京柏葉会賞　－＞　大学生紹介

　 　・大学生の紹介は司会から、大滝さん（３１回生）は引率のみ

　　・大学生は2回目以降も挨拶

　 　・５０回生以上の参加が少ない

　　　　５０回生以上の名簿を中山さんに送付して対応してもらう

　 　・撮影のサポートは２７回生、３7回生、足りない場合は古川さん（３６回生）の回生でフォローする

　 　・写真撮影

　　　　 今年は撮影コーナーを演台上に設定

　　　　 演台の空きは1時間程度あるので可能

　　　 　来賓も壇上で撮影

　　　　 回生の札を準備（捲る方式？）

　　　　　　　　追記：少人数の回生は、他の回生と合同も検討する。（回生札は複数になる）

　 　・福引きのタイムスケジュールを作る

　　　 福引賞品を置く台は昨年の総会の役員席の場所

　　 　１００円ショップで入手できるクリスマスの袋の様なものを準備する

　　 ・ふるさと納税のお礼　伏原さん、福引の前にする

　 　・次回責任幹事への引継ぎ　３８回の出席者は無い見込み

　　 ・来年はグランドパレスの予約が難しく6/30（土）で仮予約

　　・閉会挨拶は平さん。（総会担当副会長）

　　５）二次会

　  　・クラウンラウンジ　２３階　15時からの予定

　　６）その他

　　 ・後片付けは役員だけでは大変なので理事から募ってお願いする

２．広告状況　大滝さん（３１回生）

　　・企業広告　２３件

　　・回生広告　１１件

　　・名刺広告　１７件

　　　  合計で３６～７万程度

　　・広告の締め切りは５末

３．ホテルの見積り

　　・総会・講演会会場のイベントルーム四季の料金が１１万ほど加算されている

　　　１１万でも７割引きで、これ以上の値引きは難しいと思われるが再度交渉してみる

　　・経費節減案

           昨年との相違：プロジェクター購入、熊本地震寄付金、同窓会出席者２名―＞１名　等

           持ち込みの飲み物を減らす

　　　  焼酎（壱岐ゴールド）は購入せず１ケース貰うだけにする

４．ホームページ移行作業委託費用について　池田さん（２１回生）

　 　・移行作業は力武さん（２３回生）に東京柏葉会からの委託作業としてお願いする

　　・作業委託の契約書面を作成して依頼する。

5.その他

　　 ・役員宛のメルアド

　　 　配信エラーなどが有るため、当面は新しいメーリングリストは使用せず個々に指定する

　　　                                                   　                 以上