東京柏葉会 2024年4月25日 役員会議事録（議事録は敬称略） 　　　　　　　　　　　　　　

●開催日時：2024年4月25(木) 19:00～21:00（オンライン開催）

●出席者（敬称略）：平、川口尊、今村、緒方、大滝、中山、古川、中尾、前山、伊原、萩坂
　　　　　　　　　　司会進行／川口尊幹事長、議事録作成／伊原

●協議事項（重要事項、持越し課題等）
１．平会長挨拶
　　 各人の役割をより具体的に見えるようにしたい。ご協力お願いします。
２．第32回総会・懇親会に向けての企画検討について
　１）日程と会場について（確認事項）
　　(1)日時：6/29（土）＊オンライン中継なし　
　　(2)会場：リーガロイヤルホテル東京(予約済、250人収容)
　　(3)参加費：12,000円(年会費含む)　
　　(4)配膳方式:着座卓盛
　　(5)当日のタイムスケジュール：8:00役員集合→9:45~受付開始→10:30~総会→
　　　　　　　　　　　　　　　　11:00~講演会→12:00~懇親会(12:25乾杯→14:30終了)
　　　　講演者：上田様/32回生、講演テーマ『会社経営とほめる達人の出会い』、最大40分間
　　(6)キャンセルポリシー
　　　　6/21（金）までに連絡があれば、年会費（2,000円）と振込手数料を差し引いて返金

　２）協議および確認事項
　　(1)参加費の例外規定：
　　　　①59回生以下で、初参加のみ（自己申告）→＠5千円（年会費込み）
　　  　 ②現役学生および76回生(24年3月新卒) →無料
　　(2)会費の入金方法：
　　　　①事前の「郵便口座への振込方式」、振込期限6/10(月)
　　　　②出欠の取りまとめは、郵便局のアプリで対応　←【伊原：内容確認要望】
　　　　③「郵便口座への振込方式」では参加者と会費振込者の情報のみで、従来の
　　　　　　返信ハガキでは会員の近況（病気や退会希望等）が確認できた
　　　　　　　→今回欠席者からの連絡は、「QRコード（google form）」で対応　
　　　　　　　　　　【担当者：萩坂】
　　(3)案内状の準備状況：
　　　　①5/17（金）16時半~長崎県人クラブ（四谷）で発送作業
　　　　　　　　　　　役員および幹事で協同作業
　　      ②準備物：案内チラシ(A4両面)、振込用紙、封筒　【担当者：中尾】
　　　　　　　　　→案内チラシには、「東京柏葉会賞の報告」、「参加費（年会費）の
　　　　　　　　　　振込方法の注意点」、「賛助金の振込ご協力」、「講演会・ゲスト歌手」、
　　　　　　　　　　「ホテルへのアクセス案内」を記載して印刷
　　　　　　　　　　 ※チラシ記載事項は要Wチェック：データ~5/7→入稿確認~5/12　
　　　　　　　　　　　　　【担当者：中尾】
　　　　③郵送先の名簿確認は依頼済、回答期限は4月末　　【担当者：緒方、中尾】

　　(4)総会・懇親会の式次第および企画（アトラクション等）：
　　　　①式次第：
　　　　　　　会長挨拶、来賓挨拶、校歌斉唱(一ノ瀬先生指揮)、長寿のお祝い（15回生）、
　　　　　　　ゲスト歌手歌唱、大学生・大学院生紹介　
　　　　　　　　←【大学生紹介についてはフォロー必要、要確認】、
　　　　　　　　　　古賀さん（60回生、VリーグPR）、福引、応援歌、閉会、集合写真

　　　　②福引きの簡素化案：
　　　　　　　抽選回数削減のため、特別賞（会長賞他は個人、数名)を除き、テーブルにて抽選、
　　　　　　　詳細は継続協議
　　　　　　　・テーブルの座席数分（8～10個）の景品を一組として準備（3～4組）
　　　 　 　　・テーブル内の振り分けは、各テーブルに一任
　　　　　　  ・結果抽選回数は10回程度で事前抽選不要、抽選の名札とテーブル札準備
　　 　　　　・東京ドームのプロ野球チケット（ペア券×3セット）預かり中　【担当者：緒方】

　　(５)主な事前準備物および確認事項：
　　　　　当日プログラム、看板、七夕飾り、応援団旗の借用、長寿のお祝い贈呈品、
　　　　　会場での賛助金募金への呼びかけ 【担当者？決定】

　　　　　　→校旗・応援団旗の貸出確認、潮見倉庫の事前確認・手提げ袋、
　　　　　　　佐世保PRパンフ確認　【担当者：今村】

　　(６)来賓者への案内：今回は20名前後の来賓予定、ご案内状の郵送　【担当者：平】

　　(７)総会用プログラムへの記載内容：掲載内容は、前回（第31回）に準じた内容を基本
　　　　①学校長と柏葉会本部／古賀会長のご挨拶文の依頼　【担当者：平】
　　　　②全体集合写真　　③総会・懇親会の式次第　　④会務報告および会計報告　　
　　　　⑤新卒者の進学状況 　⑥広告　　
　　　　⑦「GO GO 佐世保イベントスケジュール」他については中尾さんへ一任

　　(８)広告および協賛の募集：
　　　　①協賛企業および各同窓会広告・名刺広告は、役員・幹事へ協力要請中
　　　　②企業への依頼は４月末までに郵送→広告原稿は５月末締切→　６月中旬入稿予定

　　(９) 写真撮影はプロへ依頼済：
　　　　①写真撮影の要領作成　【担当者？決定】
　　　　②テーブルごとのスナップ写真は、幹事を中心に協力依頼（撮影時間をアナウンスして
　　　　　撮影)
　　　　③撮影した写真はLINEへアップ：各テーブルに「ORコード（説明）」を配布、詳細は
　　　　　継続協議　　　　【担当者：萩坂】

　　(10)担当幹事回生について（末尾が2の回生）:22、32、42回生に加え他の幹事へも協力依頼
　　　　①可能であれば、懇親会の司会進行、福引支援他の協力依頼
　　　　②幹事回生以外へも協力者を募集、5/17幹事会で再度呼びかけ

 ★総会・懇親会の当日の式次第・タイムスケジュール、ならびに事前の準備物、担当者を決めて、
　「一覧表」にして整理し、ヌケモレがないように、チェックリストのかたちで取りまとめる
　ことが必要

　　「役割/業務分担一覧」に基づき、「担当者」「担当者交替」「応援者」を確定

３．事務局からの活動報告
　　　　別添資料でLINEの活用を報告　【担当者：伊原】　

４．今後のスケジュール
　１）幹事会：5/17（金）16時半～　「案内状発送作業」
　　　　　　　　　　　作業後に「幹事会」および「懇親会（皇記）」開催
　２）役員会(オンライン)：5/30（木）19時～、6/19（水）19時～

５．その他（役員会での決議事項）
　１）会計／八並さんより、役員退任の申し出→役員会で了承
　　　　→後任候補に芹川さん（31回生、年次幹事）→総会で要承認
　２）「長崎県人クラブ」の退会を決議

　　以上