東京柏葉会 2023年12月 役員会議事録 

　　　　　　　　　　　　　*司会進行／川口尊（幹事長）、議事録作成／伊原（事務局）

〇開催日時：2023年12月7日(木) 18:40～19:40
〇開催場所：長崎県人クラブ1階大会議室（四谷）※オンライン併用
〇出席者（敬称略）：平、川口尊、今村、緒方、大滝、長岡、古川、川口克、中尾、前山、伊原、
　　　　　　　　　　萩坂　以上12名

➤協議事項（重要事項、持越し課題 等）

１．平会長より開会挨拶
　　・役員会や総会懇親会の運営等について、改善すること・継続することのバランスが大事、
　　　今後具体的に進めていこう

２．東京柏葉会賞の募集について
　　(1)募集を既に開始：期間は12月~1月まで、パンフレット作成および配布ともに済み
　　(2)揮ごう：例年通り、書家の森碧水さん（37回生／森さん）へ依頼済み＜緒方＞
　　(3)予算：例年並み(応募状況により、予算総額および賞品単価の設定は柔軟に対応)
　　　　　　　グループは現金、個人はQUOカード
　　(4)東京柏葉会賞の専用口座を閉鎖し、残金を当会の本口座へ12/5移行完了＜大滝＞
　　　　　※ 【持越し課題】次回役員会までに、応募状況の取りまとめ担当を決めて対応
　　　　　　　　　　　　　(個別に依頼予定)

３．来年度の総会・懇親会の会場について
　　(1)リーガロイヤルホテル東京を仮予約済み：2024年6月29（土）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　→*注意：181日前からキャンセル料発生
　　　　・講演会もあるため、1万円を切るような他の会場探しは困難、運営面を考慮すると
　　　　　当ホテルがやりやすい
　　　　・ワールドプランニング社を通して、年内に条件変更(配膳orビュッフェ方式、
              価格優先等)した複数の見積りを依頼
　　(2)会費単価は＠1万円を維持したい。しかし様々なコスト高騰に鑑みると厳しい状況で
          あるが、最善を尽くす
　　　　・本年度は実質＠1万円超で、当会の余剰金より補填。
　　　　　次年度は＠１万円以下を目標とする
　　(3)2025年度の会場探しを並行して進める。

４．総会・懇親会の懸案事項について
　　(1)バザー売れ残り品：緒方副会長が対応（フリマで売却できる見込み、1月実施の予定）
　　　　　　　　　　　　　→*バザーは中止の方向
　　(2)次年度担当の回生の年次幹事へのアプローチ：末尾が２の回生（22,32,42,52,62,72）
　　　　・12回生は外す方向だが、今村副会長が確認（12回生/岩崎さん）
　　　　・22、32回生も次回幹事会までに今村副会長より、42回生は中尾副幹事長より、
　　　　　52、62、72回生は若手ネットワーク再編で萩坂さんより、各々アプローチを試みる
　　　　※ 【持越し課題】出欠集計、受付、会費徴収(賛助金振込)、福引、事後の礼状発送、
　　　　　　　　　　　　アウトソーシング化等は協議継続
　　　　　　　　　→*川口幹事長を中心に、総会・懇親会の当日マニュアル（業務分担一覧）
　　　　　　　　　　 を早期に取りまとめる

５．事務局からの事務局からの提言 「分科会 中間報告」について
　　(1)役員会の運営の、より良い有り方について：「役割/業務分担一覧」に基づく、役割・業務
　　　　の見直し（伊原副事務局長より報告）
　　　　　・HP、SNSの管理：HPは新仕様への更新が必要、萩坂副事務局長の負担大きいため、
　　　　　　　　　　　　　　 無理のない進め方で進めていく
　　　　　　　　　　　　　 　今後は(なるべく早期に)、精通する若手の協力者が必要
　　　　　・名簿に関連する業務：名簿管理は、従来方式（紙での管理）とLINE方式の併用で
　　　　　　　　　　　　　　　　当面運用していく
　　　　　　　　　　　　　　　　従来方式の業務を今すぐ止める必要はない。
　　　　　　　　　　　　　　　　将来に向けてLINE方式への移行を準備
　　　　　・会計に関連する業務：大滝副会長の業務負担を見直す。
　　　　　　　　　　　　　　　　年会費は総会懇親会の事前に「郵便振込み」を推奨
　　　　　・業務DX化：萩坂副事務局長の知見を拝借し推進するが、負荷急増を回避、
　　　　　　　　　　　　優先順位の高い業務を選定し着手
　　　　　・役員会や幹事会の議事録作成：今回の役員会より「輪番制」へ変更
　　　  　 ・今村副会長担当の「懇親会の最終出欠の確認および名簿作成・席順決定」は
　　　　　　相当な労力・手間暇が掛かり、今後、より良い改善策を協議　　　

　　　　　※ 【持越し課題】 ①4役員への業務の偏りを見直し、全役員へ適切に配分すること　
　　　　　　　　　　　　　  ②業務改善を行い、無理のない（無理をしない）持続可能な
　　　　　　　　　　　　　　 役員会の運営を図ること→*今後の分科会および役員会で協議を
　　　　　　　　　　　　　　 続け取り決める
　　(2)若手ネットワーク再編の進捗状況について（萩坂副事務局長より報告）
　　　　　・「若手懇談会（仮称）」を、来年2~3月頃の目標で計画中。
　　　　　　　運営協力メンバーを募集中で、55回生土田さん、61回生らっ好さん、66回生
　　　　　　　大浦さんの3名が協力、これに女性他も含めて、引続き有志メンバーの輪を拡大
　　　　　・新アイデアとして、「在京オールサセボ若手の会」、「部活動のヨコ繋がり」等、
　　　　　　高校の枠を外した若手の交流を検討

６．その他の提案事項について
　　(1)事務局専用の携帯電話の新規契約：現状は緒方副会長の私用携帯を使用、当件は、
　　　　中尾副事務局長が引続き詳細を調べた上で対応を検討
　　(2)県人クラブへの賛助金支払い：解約の方向で進める

７．役員会・幹事会開催のスケジュールについて（2024年1月～総会まで）
　　　　→*「調整アプリ」を用いて、日程を調整
　　(1)役員会（オンライン方式を基本、19時開始) ：1月、３月、４月、５月、６月
　　(2)幹事会（リアル方式を基本、長崎県人クラブ）：
　　　　　　　2月新年会2/14(水) 、4月　4/17(水)　※会場予約済
　　　　　　　5月「案内状発送」　5/17(金)　※会場予約済、6月中旬（オンライン）

８．その他連絡事項
　　(1)次回の役員会（オンライン）：1月第３週で調整
　　(2)長崎県人会総会（12/13）：今村、緒方、大滝、古川、中尾が出席予定。（敬称略）
　　(3)他校の同窓会の開催日時を情報収集
　　　　　→*従来の対応・出席が、今後も本当に必要か？は協議継続

以上