東京柏葉会　2024年4月　役員会議事録（議事録は敬称略） 

○ 日時：2024年4月9日(火)  19:00～20:40      ○ 開催方式：zoomによるオンライン会議
○出席者(敬称略)：平、川口、緒方、大滝、今村、前山、中尾、伊原、古川（途中参加）、中山
　　　　　　　　　司会進行/川口幹事長、議事録作成/中山
○  議題
１．平会長より開会挨拶　
    ご意見があれば南校精神で、一人ひとりの役割を明確にしたいので忌憚のないご意見を
　お願いします。

２．第３２回 総会・懇親会に向けて企画検討
①日程と会場について
・【日程】：２０２４年６月２９日（土）　リアル開催
・【会場】：リーガロイヤルホテル東京(予約済、250人収容)
・【参加費】：12,000円(年会費含む)　
　　　　 値上げ根拠(昨年は繰越金で補填)を説明し参加費値上げ了承、次回幹事会(4/17)
　　　　で報告し承認いただく(幹事会資料準備)　

②タイムスケジュール
・2024年案：8:00役員集合、9:30～受付開始、10:30～総会、
　　　　　　11:00～講演会(最大40分間)、12:00～懇親会(12:25乾杯、14:30終了)　
　　　　　　昨年の総会は、会則変更等もあり30分、今年は30分以内(事務局からも報告事項
　　　　　　なし)　また、講演会が(機材トラブルもあり)長引き懇親会が遅れて開始
　　　　　　懇親会開始から乾杯までの時間(昨年25分)を短縮する

③協議事項
・講演会講師候補者：福岡柏葉会会長 上田様(32回生)
　　　　　　　　　　パソコン、プロジェクター等必要か確認中
　　　　　　　講演者の紹介は32回生にお任せしたいがお断りされた場合、古川(36回生)担当
・会費の入金方法：事前の「郵便口座振込方式」・・・振込用紙(幹事会資料準備)
　　　　　　　　　振込用紙は1枚(出席・欠席で用紙を分けない)
　出席者：12,000円（参加費10,000円、年会費2,000円）＋賛助金（任意）
　欠席者：2,000円(年会費）＋賛助金（任意）
　出欠のとりまとめは、郵便局のアプリで対応
　「キャッシュレス（スマホによるオンライン決済）」は、来年度以降の継続課題
　※これまで、集計は大滝、緒方、中尾が担当していたが、「役割/業務分担一覧表」でも
　　わかるように、総会が近づくと3人の業務がかなり集中するため他の役員にも協力依頼したい
　　　芹川さん（36回生、内諾）以外に残り２人要望
　　   お願いしたい業務は、入金チェック(出席・欠席・入金額・氏名・回生をEXELで集計)
　　　 担当の方には、詳細を後日説明
　※当業務の
　　①重要・緊急の度合い　 ②業務の内容と負荷 ③必要な応援者の人数等の全体が把握困難
　　まず「役割/業務分担一覧表」で整理し、あらためて応援者を依頼してほしい
　　役員は協力しましょう（伊原も支援検討可）
　　背番号制はどうか？二重チェック出来るのではないか？(今村)　　
　　⇒郵便局のアプリ（振込用紙がPDFで添付され回生が分かるため）でチェック可能なので
　　　不要
　　今回の変更で欠席者は、年会費振込の認識がさらに減るのではないか？(平)
　　⇒振込用紙の記載を工夫し対応
　　これまで、会員の病気、死亡による退会希望は返信用ハガキに情報記載されていたが、
　　今後はそれがなくなる(緒方)、今回の合理化のためそれは断念(平）
　　⇒事務局に負担をかけないことが前提となるが、案内状にQRコード印刷し、
　　　欠席者にメッセージ記入を依頼することも可能ではないか。QRコードは萩坂、伊原で
　　　調査確認
 ・キャンセルポリシーについて（何日前までのキャンセルを返金とするか？等）
　　ホテルに確認必要、キャンセルの方には会費を除いて返金(返金先等は入金チェック担当者が
　　実施)
 ・配膳方式（着座卓盛、着座ブッフェ）について
　座席フリーは、写真撮影等の時に混乱を招くかもしれないのでNG
　参加費を値上げ予定なので、食事内容、サービス、クオリティーを下げたくない
　卓盛、ビュッフェによる料金差はそれほど大きくない(平)
　　着座卓盛方式で役員了承
  ・開催案内状準備状況(5/17発送)：
　　　案内チラシ(A4両面)、振込用紙、封筒、名簿 ⇒次回幹事会で確認要請(4/13事務局
　　　事前チェック予定)
　　　 案内状は、希望される方にはLINEで案内予定
　　今回、変更点も多いので案内状の書面作成を川口中心に依頼したい。
　　講演者のプロフィール等もまだない。(中尾) ⇒関係者了承
　ホテルへの親切な道案内を希望、昨年の案内状にはリーガロイヤルホテルまでの
　案内図があり電車利用の場合：地下鉄東西線早稲田駅3a出口より７分と記載

　　『早稲田駅3a出口より横断歩道を渡らず左折７分』に変更要望(今村)
　　　　　　 ⇒案内状に追記
・アトラクション他主要イベント案(2023年に準じる場合)
　式次第：会長挨拶、来賓挨拶、校歌斉唱、長寿のお祝い(15回生）、大学生・大学院生紹介
　　　　　(昨年未実施)、福引、応援歌、閉会挨拶　

※イベントで華やかさを演出したい、42回生の前田比呂実さん予定
　時間の制約もあり、参加テーブルからステージへ、平と一緒に歌を！　謝礼等はなし(平)
　中山から前田さんへ連絡し、平より正式に依頼　　

※福引きの効率化について⇒継続課題、効率化案検討必要
　　福引に関して効率化したい(平)、福引の商品を半分以下に！(緒方他賛同多数)
　　事前抽選方式は非常に手間、これをステージ上やると負担は軽減、スマホ抽選は効率化に
　　ならない(伊原)

　テーブルを抽選し、その後はそのテーブルでジャンケンするのはどうか(中山)
　七夕は実施(中尾)
　応援歌実施、応援団旗・太鼓準備、太鼓は昨年に続き芹川さん(31回生)依頼予定
　柏葉会賞の書（揮ごう）を当日展示(中尾) ⇒役員賛同

・主な事前準備・確認事項：当日プログラム、看板、七夕飾り、応援団旗借用、
　長寿のお祝い贈呈品
　当時会場での賛助金募金呼びかけ(担当)他
　※「役割/業務分担一覧表」に基づいて、今後のやるべきこと、スケジュール、
　　　役割分担について確認していく
 ・担当幹事回生について（末尾が2の回生）・・・懇親会司会進行、福引支援他
　　協力依頼継続
 ・福引・広告協賛募集 ⇒次回幹事会で協力依頼 (募集案内配布)
 ・記録係（写真撮影）
　　写真はプロにお願いしたい、特に最後の集合写真は南校らしく復活させたい
　　少しでも役員の負担を軽減させて役員も当日を楽しんでいただきたい(平)
　　各テーブルの集合写真は撮影してLINEを活用、写真撮影の時間を乾杯後に
　　一定時間確保

④その他(今村)
　　東京柏葉会のゴルフ：10月8日（火）大宮カントリーで開催決定
　　南校と北校の合同親睦ゴルフ：5月8日（水）大宮国際カントリーで開催　

３．事務局からの活動報告　
　・萩坂が若手に呼び掛けて花見会を開催、LINEで横の繋がりを作る動き開始
　　オンライン決済は仕組みが難航、今年は間に合わないとの結論、検討継続
　　LINEグループ化は出来る年次からスタート(伊原)
　・学校からの卒業生(76回生)の情報は進学先と人数のみ
　　今後は実家の情報を入手し、親御さんからお子さんの連絡先を確認予定(緒方)
　　(今年は６名が関東に進学、早稲田大学進学の井上さんフォロー)
　　76回生は従来の名簿方式ではなく、LINEグループ化を進めてほしい(伊原)

４．２０２４年度スケジュール
　幹事会：４/１７(水)、５/１７(金)「案内状発送」※会場予約済、６月中旬（オンライン）
　役員会（オンラインが基本、19時開始) ：4/25、５月、６月　
　　　　※「調整アプリ」で早期に日程調整
　　　　※議事録は輪番制で作成(今後中尾は免除)

５．その他連絡事項
　　・東京柏葉会繰越金、通信費等の計上ミスで修正報告(会計大滝)
　　・4月29日ビードロ会主催の旗揚げ大会開催予定、佐世保会で席を確保

以上