東京柏葉会　2024年4月　幹事会議事録（議事録は敬称略）

◆日時：2024年4月17日(水)  18:40～21:00
◆場所：長崎県人クラブ　１階会議室　（住所：新宿区四谷1-10-2）　
             ※一部zoomでオンライン参加
◆出席：平、川口（尊）、池田、有田、今村、杉崎、宮田、古川、川口（36）、吉田文（25）、
　　　　古閑、植淵、大滝、芹川、馬場、岩崎、濱本、吉田（14）、毛利、長岡、中尾、緒方
　　　　【会場参加22名】

　　　　萩坂、伊原、前山、横井 【オンライン参加4名】　合計26名
　　　　司会進行/川口（尊）幹事長、議事録作成/川口（36）

〇 議題

１．平会長より開会挨拶　
　　総会・懇親会に向け皆さんにお願いしたい事項もあるので、ご協力お願いします

２．東京柏葉会賞授与、母校卒業式報告（平会長）
　　　2/29（木）平、緒方で出席、翌3/1（金）の卒業式にも出席　※ホームページに掲載済

３．第３２回 総会・懇親会に向けての企画検
　①日程と会場、参加費について　
　　　・【日程】：２０２４年６月２９日（土）　リアル開催
　　　・【会場】：リーガロイヤルホテル東京(予約済、250人収容)
　　　・【参加費】：12,000円(年会費含む)
　　　　　　参加費値上げ根拠について大滝より説明、参加者の減少、フードロスの問題、
　　　　　　今後の郵便料や振込手数料の値上げ等懸念するご意見もあったが幹事の方ご承認
　　　　　　 また、東京柏葉会賞の有効活用(企画予算化)の提案あり、来年以降も諸問題検討
　　　　　　必要　

　②タイムスケジュール　⇒ 幹事ご承認
　　　・2024年計画：8:00役員集合、9:30～受付開始、10:30～総会、
　　　　11:00～講演会(最大40分間)、12:00～懇親会(12:25乾杯、14:30終了)
　　　・2023年計画：7:45役員集合、9:00～受付開始、10:20～総会、
　　　　　　　　　　10:50～講演会(55分間)、12:00～懇親会(12:25乾杯、14:30終了)

　③協議事項
　　　・講演会講師：福岡柏葉会会長 上田様(32回生)　※講演テーマ・プロフィール確認中
　　　　講演時間は40分程度（実質公演30分、講師紹介・質疑応答10分）
　　　・会費の入金方法：事前の「郵便口座振込方式」・・・大滝より振込用紙説明
　　　　　⇒ 一部修正した内容で幹事ご承認、振込期限6/10(月)
　　　　　 　※出欠のとりまとめは、郵便局のアプリで対応
　　　　　　　キャッシュレス（スマホによるオンライン決済）は次年度以降の継続課題

　　　　　　  ※「郵便口座振込方式」では参加者と会費振込いただいた方の情報のみ
　　　　　　　　 従来の返信ハガキでは会員の近況(病気や退会希望)が確認できた

　　　　　　　　事務局に負担をかけずQRコードでの対応等代替案が必要か検討中

　　　・キャンセルポリシー:6/21までの連絡なら、年会費と振込手数料を除き返金
　　　・配膳方式:着座卓盛(前年と同一)⇒幹事ご承認
　      ・開催案内状準備状況(5/17発送)：案内チラシ(A4両面)、振込用紙、封筒準備中
　　　　名簿 ⇒当日配布済、確認依頼(回答期限：4月末)

　　　　※業務効率化、経費削減のため希望される回生はLINEでも案内可能
　　　　※案内パンフには、東京柏葉会賞報告、参加費(年会費)振込方法注意点、
　　　　　賛助金振込ご協力、講演会、ホテルアクセス案内他印刷
　　　・アトラクション他主要イベント案(2023年に準じる内容)
　　　　式次第：会長挨拶、来賓挨拶、校歌斉唱（一ノ瀬先生に指揮を依頼予定）、
　　　　長寿のお祝い(15回生）、ゲスト歌手歌唱(42回生前田様)、大学生・大学院生
　　　　紹介(前年未実施)、古賀様(60回生)他Vリーグ紹介、福引、応援歌、閉会、
　　　　集合写真
　　　　※バザーは中止
　　　　※福引の効率化は継続課題、福引の抽選回数(個人⇒テーブル)や抽選方法検討中

　　　・主な事前準備・確認事項：当日プログラム、看板、七夕飾り、応援団旗借用、長寿の
　　　　お祝い贈呈品
　　　　当日会場での賛助金募金呼びかけ(担当)他
　　  ・担当幹事回生について（末尾が2の回生）:22・32・42回生に協力依頼
　　　　(可能であれば懇親会司会進行、福引支援他協力依頼)
　　　　     ※幹事回生以外の方でも協力者募集

　　　・来賓者人選中(20名弱予定)
　　　・総会プログラムコンテンツ案
　　　　　※掲載コンテンツは、前年に準じた内容
　　　　　学校長・本部古賀会長には依頼(平会長)、全体集合写真、総会・懇親会式次第、
　　　　　会務報告、会計報告、進学状況、広告他
　　　　　ＧＯ　ＧＯ佐世保イベントスケジュール他は、中尾さんに一任
　　　・広告、協賛募集：協賛企業、同窓会・名刺広告は、役員、幹事に協力要請
　　　　広告原稿は５月末締切、６月中旬入稿予定
　　　　※企業への案内は４月末までに郵送、第３１回の協賛企業と広告リストを確認し準備
　　　　※2023年に続き、特に各企業様とつながりのある役員、幹事の皆様はご協力を依頼　

　　　・記録係：写真撮影はプロの方に依頼（ツバル北川氏と平が打ち合わせ中）
　　　　　　　　テーブルごとのスナップ写真は幹事の方中心に協力依頼
　　　　　　　　(撮影時間アナウンス、撮影した写真はLINEにアップ)

　④その他
　　　『役割/業務分担一覧(項目3)』(伊原作成)で、今後のスケジュール、役割分担について
　　　　随時更新　　

４．事務局からの活動報告　
　　・事務局専用の携帯電話新規契約(緒方)、バザー残り品の売却済（緒方）
　　・関東圏新入生（76回生）とのLINE連携について(緒方）
　　　  上京者は8名、年齢制限のためグループ化調整中
　　・『若手ネットワークの再編の現状』を報告、若い回生の方との連携も進行中(伊原)

５．２０２４年度スケジュール
　　幹事会：５/１７(金)「案内状発送」※会場予約済（16：00～）、６月中旬（必要により
　　　　　　オンライン開催）
　　役員会（オンラインが基本、19時開始) ：4/25、5/30、６月　
　　　　　　※「調整アプリ」で日程調整　　　

６．その他連絡事項
　　　・Vリーグバレー　前田様（62回生）日本代表選出(今村)
　　　・経費の中で節約できるものがあれば対応のこと(前山)
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　     　　　　以上